Réponse rapide : Le dossier d’information sur le produit (PIF) dans l’UE est le dossier de conformité propre au produit que la personne responsable conserve pour un cosmétique mis sur le marché de l’UE. Selon l’article 11 du règlement (CE) n° 1223/2009, il comprend une description permettant d’identifier le produit, le rapport sur la sécurité du produit cosmétique, la méthode de fabrication et la déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication (BPF), les preuves pertinentes des allégations et les données relatives aux expérimentations animales. Il doit rester facilement accessible à l’adresse de la personne responsable indiquée sur l’étiquette et être conservé pendant dix ans après la mise sur le marché du dernier lot.
Dernière révision : 25 septembre 2026. Révision éditoriale : équipe de contenu MOOYAM sur la conformité cosmétique. Il s’agit d’informations pratiques B2B, et non d’un conseil juridique propre à un produit.
À quoi sert le PIF d’un cosmétique ?
Le dossier d’information sur le produit est l’ensemble des preuves qu’une autorité compétente peut inspecter pour identifier un produit cosmétique et évaluer sa conformité. L’article 11 du règlement (CE) n° 1223/2009 attribue ce dossier à la personne responsable dans l’UE (RP). Ce n’est ni un certificat délivré par l’UE ni une brochure marketing publique. Il doit refléter fidèlement le produit réellement mis sur le marché, notamment sa formule finale, son emballage, son processus de fabrication et ses allégations.
Le PIF est lié au rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR), mais il en est distinct. Le CPSR est une composante essentielle de sécurité du PIF ; il ne constitue pas l’ensemble du dossier. De même, une notification CPNP est une étape distincte de notification électronique prévue à l’article 13, et non un remplacement de la conservation du PIF. La présentation de la législation sur les cosmétiques de la Commission européenne précise le cadre réglementaire principal et les lignes directrices connexes.
Que doit contenir un PIF ?
L’article 11(2) énumère cinq catégories d’informations, à mettre à jour lorsque nécessaire. Les catégories juridiques comptent davantage que le modèle de classeur préféré d’un fournisseur. Les justificatifs peuvent être organisés sous forme électronique ou autre, à condition que la personne responsable puisse rendre le dossier facilement accessible à l’autorité compétente concernée et que celle-ci puisse comprendre les informations.
| Composante du PIF prévue à l’article 11 | Signification pratique | Question habituelle lors de la transmission |
|---|---|---|
| Description du produit | Identification claire permettant d’attribuer le dossier au produit cosmétique exact. | Le nom, le SKU, la version de formule, la teinte et les dossiers d’emballage renvoient-ils au même produit ? |
| Rapport sur la sécurité du produit cosmétique | Rapport de sécurité prévu à l’article 10 et à l’annexe I, comprenant les informations de la partie A et l’évaluation qualifiée de la partie B. | L’évaluation signée couvre-t-elle la formulation finale et l’usage prévu ? |
| Méthode de fabrication et déclaration BPF | Description de la méthode de fabrication accompagnée d’une déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication prévues à l’article 8. | Le fabricant peut-il fournir des informations à jour sur le procédé et la qualité pertinentes pour le produit ? |
| Preuve de l’effet revendiqué, lorsque cela se justifie | Preuves de l’effet revendiqué lorsque la nature ou l’effet du produit le justifie. | L’étiquette finale ou les textes de vente contiennent-ils des allégations nécessitant une justification ? |
| Données relatives aux expérimentations animales | Données sur les expérimentations animales réalisées par le fabricant, ses agents ou fournisseurs concernant le développement ou la sécurité du produit ou de ses ingrédients, y compris les essais répondant aux exigences de pays tiers. | Les fournisseurs et partenaires ont-ils répondu avec exactitude à la demande de communication pertinente ? |
La rubrique des expérimentations animales ne doit pas être remplacée par une déclaration « sans cruauté » non étayée. L’article 11 précise une catégorie de données ; une certification ou une allégation marketing est une autre question. Une marque doit demander une réponse exacte aux fournisseurs et laisser la personne responsable évaluer comment l’exigence juridique s’applique.
Où conserver le dossier, et pendant combien de temps ?
L’article 11(3) exige que la personne responsable rende le PIF facilement accessible, sous forme électronique ou autre, à son adresse indiquée sur l’étiquette, à l’autorité compétente de l’État membre où le dossier est conservé. Les informations doivent être disponibles dans une langue facilement comprise par cette autorité. Le dossier doit être conservé pendant dix ans après la date de mise sur le marché du dernier lot du cosmétique. Le délai de conservation est lié au dernier lot, et non simplement à la date de lancement initial.
« Facilement accessible » signifie davantage que savoir qu’une usine quelque part possède un dossier. La personne responsable doit disposer d’une procédure d’accès convenue, d’un index à jour et d’une gestion fiable des versions. Le stockage électronique peut être pratique, mais assurez-vous que les contrats, les changements de personnel ou de fournisseurs et l’accès aux comptes ne rendent pas les documents inaccessibles. L’adresse de la personne responsable sur l’étiquette du produit doit correspondre à l’opérateur responsable du dossier ; consultez le guide distinct sur les exigences relatives à la personne responsable dans l’UE pour les marques hors de l’UE.
Qui fournit les éléments du PIF ?
La personne responsable a l’obligation légale relative au dossier, mais reçoit normalement les contributions de plusieurs intervenants. Une marque hors de l’UE doit organiser la transmission avant la production en série, notamment lorsque le fabricant contrôle des informations confidentielles sur la formule ou les fournisseurs. L’évaluateur de la sécurité qualifié doit disposer d’un accès suffisant pour compléter la partie B du CPSR ; la personne responsable doit pouvoir retrouver le rapport résultant et les autres composantes du PIF. Les contrats peuvent protéger les secrets commerciaux sans supprimer la nécessité d’un dossier de conformité accessible.
| Intervenant | Contribution habituelle au PIF | Points à vérifier |
|---|---|---|
| Personne responsable dans l’UE | Tient le dossier identifiable et à jour et le rend accessible aux autorités à l’adresse indiquée sur l’étiquette. | Index documentaire, accès sécurisé, responsable des mises à jour et plan de conservation sur dix ans. |
| Évaluateur de la sécurité qualifié | Complète le CPSR à partir des preuves pertinentes sur le produit et consigne les avertissements ou restrictions. | L’évaluation finale signée correspond au produit commercialisé. |
| Fabricant cosmétique OEM/ODM | Fournit les informations de formule et de fabrication, les éléments étayant la déclaration BPF, les spécifications et les documents de stabilité ou de microbiologie selon le cas. | Les documents sont traçables jusqu’aux lots commerciaux et aux matières actuelles. |
| Propriétaire de marque / importateur | Maîtrise l’identité finale du produit, les allégations, les maquettes et le circuit de commercialisation ; coordonne les communications des fournisseurs. | Les preuves des allégations et les variantes correspondent à la présentation commerciale finale. |
En tant que partenaire de fabrication, MOOYAM peut aider à organiser les éléments techniques, mais ne devient pas automatiquement la personne responsable dans l’UE. Pour la préparation documentaire, consultez la liste pratique des preuves pour le CPSR. La personne responsable et l’évaluateur qualifié prennent les décisions finales en matière de réglementation et de sécurité.
Quel est le lien entre le PIF et la notification CPNP ?
Le CPNP est le portail de la Commission européenne pour les informations sur les produits soumises au titre de l’article 13 avant la mise sur le marché. La page d’information sur le CPNP de la Commission décrit le portail et ses utilisateurs. Une notification n’est pas une approbation, et une entrée sur le portail n’héberge ni ne remplace le PIF complet. La liste de lancement d’une marque doit donc prévoir à la fois un dossier finalisé et une notification exacte, ainsi que l’étiquetage et les autres obligations applicables.
Comment une marque doit-elle tenir son PIF après le lancement ?
- Conservez un index principal unique. Identifiez le produit final, toutes les versions maîtrisées et le responsable de chaque document.
- Reliez le CPSR aux spécifications en vigueur. La formule, l’emballage et les instructions d’utilisation doivent correspondre à l’évaluation.
- Suivez les maquettes et les allégations. Examinez les nouvelles allégations des pages produit ou des étiquettes au regard des preuves et de l’évaluation.
- Consignez les changements de fabrication et de fournisseurs. Une nouvelle qualité d’ingrédient, un nouveau parfum, système conservateur ou emballage peut nécessiter un examen.
- Transmettez les informations de sécurité. Les effets indésirables et les nouvelles preuves toxicologiques doivent parvenir rapidement à la personne responsable et à l’évaluateur.
- Testez la récupération des documents. Confirmez périodiquement que la personne responsable peut réellement produire le PIF en vigueur et les justificatifs cités.
La décision d’exécution 2013/674/UE de la Commission qualifie le CPSR d’élément essentiel de sécurité du PIF et décrit la collaboration entre la personne responsable et l’évaluateur. Tenir le dossier à jour compte davantage que réaliser une fois un beau classeur puis ignorer les modifications substantielles. Si un SKU initial est abandonné, conservez le dossier pendant la durée légale après la mise sur le marché du dernier lot.
Erreurs fréquentes concernant le PIF
- Présenter une liste INCI, un certificat ISO ou un accusé de réception CPNP comme le PIF complet.
- Conserver un CPSR portant sur une formule pilote tout en vendant une formule commerciale révisée.
- Conserver toutes les preuves chez un fabricant hors de l’UE sans donner à la personne responsable un accès fiable.
- Omettre les preuves des allégations qui nécessitent une justification.
- Supposer que le délai de conservation de dix ans commence au lancement plutôt qu’après la mise sur le marché du dernier lot.
Questions fréquentes
Un PIF est-il exigé pour chaque cosmétique mis sur le marché de l’UE ?
L’article 11 exige que la personne responsable conserve un PIF lorsqu’un cosmétique est mis sur le marché. Le dossier doit identifier clairement le produit auquel il se rapporte.
Le PIF est-il la même chose que le CPSR ?
Non. Le CPSR est l’une des parties requises du PIF plus large, qui contient également l’identification du produit, les informations de fabrication/BPF, les preuves applicables des allégations et les données relatives aux expérimentations animales.
Le PIF peut-il être électronique ?
Oui. L’article 11 autorise un format électronique ou autre, à condition qu’il soit facilement accessible à l’autorité compétente à l’adresse de la personne responsable indiquée sur l’étiquette.
Combien de temps la personne responsable doit-elle conserver le PIF ?
Dix ans après la mise sur le marché du dernier lot du produit cosmétique.
La notification CPNP signifie-t-elle que le PIF a été approuvé ?
Non. Le CPNP est un système de notification. Il ne remplace ni l’obligation de la personne responsable de tenir le PIF ni les autres exigences légales applicables au produit.
Sources officielles
- Règlement (CE) n° 1223/2009, articles 10–13 — EUR-Lex.
- Décision d’exécution 2013/674/UE de la Commission, lignes directrices CPSR — EUR-Lex.
- Portail de notification des produits cosmétiques — Commission européenne.
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Les exigences réglementaires peuvent évoluer. Les marques doivent vérifier les exigences en vigueur auprès de l’autorité réglementaire compétente ou d’un professionnel qualifié de la conformité avant de mettre des produits cosmétiques sur le marché.